Når ansatte i stigende grad benytter kommunikationskanaler som chat og sms arbejdsrelateret, stiller det krav om, at de faktisk evner at håndtere den korte sprogform – uden at skabe uheldige misforståelser med såvel kunder som kolleger.
Gør det kort og godt – og gerne med et smil i ny og næ.
Når kommunikationen såvel internt som eksternt i virksomhederne i stigende grad flyder gennem kanaler som messaging, sms, blogs og wikis, er det vigtigt, at medarbejderne faktisk formår at håndtere det sprog, som fungerer i de forskellige kanaler.
Sådan lyder det fra sprog- og kommunikationsekspert Line Pedersen, der står bag konsulentfirmaet Ordkløveren og er medforfatter til bogen ‘E-mail kommunikation’.
»Kommunikerer de ansatte eksempelvis over chat med hinanden, så skal de være i stand til at sætte ord på det, de gør – og give udtryk for det på chatsprogets præmisser,« siger Line Pedersen.
Sidder to parter og kommunikerer via messaging, så er det med et andet nærvær, end når man eksempelvis kommunikerer via e-mail.
Udformel snak
Der forgår en masse uformelle udvekslinger af information. Det går stærkt i ping-pong-stil og i realtid, hvilket kan give en masse tidsbesparelser – og lynhurtig opklaring og svar på spørgsmål. Samtidig skal de være opmærksomme på, at den korte – og til tider kontante facon kan blive misforstået, hvis man ikke formår at sende det af sted på en ordentlig måde.
Lær sproget
»Der kan hurtigt opstå misforståelser, hvor nogle opfatter noget mere surt eller afvisende, end det i virkeligheden er. Og her er de folk, som for eksempel ikke har taget smileyen til sig, altså lidt handikappede. Den kan nemlig være et godt værktøj til at understrege humøret og tonen i samtalen,« forklarer Line Pedersen, der opfordrer nybegyndere i virksomhederne til simpelthen at træne, inden de kaster sig ud i at bruge kommunikationsformen som arbejdsredskab.
»Det handler simpelthen om, at man skal være bevidst om skriftsprogets virkning – og så lære chattens, sms’ens eller andre kommunika- tionskanalers spilleregler ordentligt at kende, hvad angår både ulemper og fordele,« lyder det fra sprogeksperten, som ikke er i tvivl om, at de nyere kommunikationsteknologier rummer adskillige fordele for virksomhederne fordi de i høj grad er baseret på synkron kommunikation, hvor der ikke er ventetid, men hurtigt kan komme afklaring på spørgsmål og blive udvekslet nødvendig information, som til tider har det med at hobe sig op i mailens indbakke.
For virksomhederne handler det bare om at være opmærksomme på, hvordan de kommunikerer med omverden – og sikre at de ansatte kender spillereglerne, så der ikke opstår misforståelser - hverken internt eller eksternt.
