For godt to måneder siden valgte det århusianske forlag Systime, der arbejder med undervisningsmateriale, at droppe Microsofts Exchange server og gå over til Google Apps, der er en pakke med onlinebaserede forretningsværktøjer.

- Vi har skiftet hele Office-pakken og bruger nu Apps i stedet. Det har vi valgt at gøre, fordi vi er et forlag med mange eksterne forfattere og redaktører, og vi vil gerne have nogle bedre samarbejdsværktøjer. Der har Google Apps blandt andet en anden måde at dele dokumenter mellem brugere, uden at man skal sende dokumenter frem og tilbage, siger IT-projektchef Mikkel Dall, der også fortæller, at de økonomiske aspekter ikke har været driveren, og at virksomheden har valgt at tilkøbe mere mailkapacitet og en supportaftale for 50 dollars om året.

- Det er fordi, der er andre mere spændende måder at arbejde på, som vi kan gøre brug af. Det gælder blandt andet et færdigt intranet, hvor vi kan oprette små projektrum, hvor grupperne kan arbejde med hinanden selv om de ikke sidder i samme rum, siger han og peger der på de nye muligheder med blandt andet videochat.

- Med Google Apps er vi ikke så afhængige af software. Vi skal ikke installere noget og kan let udskifte en bærbar pc, hvis det bliver nødvendigt. Oveni det kommer så, at vi høster fordele af den videreudvikling, som Google hele tiden arbejder på, siger han.

Kigger på Open Office

Da Systime i en tid endnu vil modtage manuskripter i word-filer og da der fortsat vil være behov for at håndtere store word-dokumenter, overvejer Mikkel Dall at bruge den gratis officepakke til desktop, Open Office.

- Vi har fortsat brug for at have med word-dokumenter at gøre. Der ovevejer vi at tage Open Office ind også, men strategien er, at vi skal lave dokumenter i Google Docs, siger Mikkel Dall, der ikke ved, hvor mange penge virksomheden sparer på skiftet.

- Vi har slet ikke regnet på det endnu, siger han.