Medarbejderne har taget kommunikationsteknologier som sms og chat med ind i det daglige arbejde – og flere virksomheder høster forretningsmæssige fordele af det.
Det er lynhurtigt – og direkte afklaring i realtid. Detaljer, data og udveksling af opklarende information såvel med kunder som kolleger og samarbejdspartnere bliver i stigende grad udvekslet gennem kommunikationskanaler som sms, chat og messaging, blogs og videokommunikation, viser rapporten IT i praksis 2008, som Rambøll Management har udarbejdet på basis af en undersøgelse foretaget blandt de danske top 500-virksomheder.
Netop den tendens er afgørende for de danske virksomheder, hvis de vil formå at tiltrække en ny generation af medarbejdere, som er opvokset med de nyere kommunikationsteknologier – og ikke vil lægges i lænker i forhold til, hvilke teknologier de må anvende på arbejdspladsen, lyder vurderingen fra medstifter af Innovation Lab, Mads Thimmer.
Tydelige gevinster
»Det er et område, hvor netop de private går forrest – og tager kommunikationsteknologier med ind i virksomheder. Og efter en periode med højkonjunktur og små årgange har virksomhederne været nødt til at følge med for at gøre sig attraktive over for en ny generation af medarbejdere, som er født og opvokset med internettet og mange af de nyere teknologier,« siger Mads Thimmer og tilføjer, at mange virksomheder nu begynder at se, at der også er forretningsmæssige gevinster ved at åbne op for nyere kommunikationskanaler i virksomheden.
»Det handler jo lige så meget om effektivisering som en social kommunikationskanal. Fordi de forskellige kanaler skaber hurtigere kommunikation i realtid. Derfor ser du også store virksomheder kaste sig ud i det,« siger han og forklarer, at netop det at adoptere den type nye kommunikationskanaler og onlinetjenester ellers typisk først er sket i de mindre virksomheder. Det skyldes, at man her har langt færre politikker og regler på området.
Nu er også de store virksomheder ved at komme med på vognen. Ifølge rapporten IT i praksis 2008 er det næsten halvdelen af virksomhederne, som anvender sms-baseret kommunika- tion internt i virksomheden, mens 36 procent svarer, at de benytter kommunikationsformen eksternt.
Og hver fjerde vurderer, at de har opnået forretningsmæssige fordele ved at gøre brug af sms-kommunikationen. Virksomhederne har ligeledes kastet sig over chat og messaging-kommunikation, som 36 procent af dem anvender internt, 12 procent bruger kommunikationsformen eksternt – og næsten hver femte vurderer, at de har opnået forretningsmæssige fordele ved det.
Hos it-analysevirksomheden IDC peger senioranalytiker Anders Elbak på, at medarbejdere generelt har vænnet sig så meget til at benytte både sms og messenger privat, at de helt automatisk tager dem i brug i arbejds- situationer – uanset om det er muligt ifølge virksomhedens officielle kommunika- tionsplatform.
Nye udfordringer
»Kommunikationsformerne bliver brugt meget både i små og store virksomheder – også mere end virksomhederne nok er klar over. Det skyldes naturligvis, at medarbejderne er vant til at bruge både sms og chat privat,« siger Anders Elbak og forklarer, at det giver virksomhederne nogle udfordringer, fordi det resulterer i, at en stor del af kommunikationen foregår uden om virksomhedens kontrol.
Samtidig ligger der også nogle juridiske aspekter i at bruge de nyere kommunikationsveje – eksempelvis spørgsmålet om, hvorvidt en ordreaccept over sms er bindende.
Den slags spørgsmål skal virksomhederne være opmærksomme på – og derfor er det en god ide at afsøge, i hvor høj grad medarbejderne faktisk har taget forskellige kommunikationskanaler med ind i arbejdsrutinerne og lave en strategi og et regelsæt for, hvordan man håndterer det på virksomhedsniveau.
Samme melding kommer fra Rambøll Management, hvor manager Steen Christensen peger på, at det simpelthen handler om for virksomheden at sætte ord på, hvilke kommunikationsteknologier man vil benytte – og hvordan de skal indgå i virksomhedens strategi.
»Ofte vil det være en fordel at tage fat i ildsjælene blandt de ansatte – og gøre brug af dem. Eventuelt slippe dem løs, så de kan afprøve, hvor kommunikationskanalerne og teknologierne bedst arbejder for de ansatte og virksomheder,« siger Steen Christensen og tilføjer, at det er vigtigt at få placeret et ejerskab, så man formår at få samlet op og få bredt erfaringerne ud i virksomheden.
