Der er i den grad gas på tastaturerne - og mailudvekslingen i de danske virksomheder. Og det tager tid, hver gang en af slagens skal åbnes, vurderes og eventuelt besvares. Ligesom det er bøvlet at finde frem til den nyeste af slagsen.

Derfor begynder flere danske virksomheder da også at forsøge sig med internetbaseret samarbejdsværktøjer som wikis (website, hvor alle brugere kan tilføje eller redigere i eksisterende data, red.).

Wikis gør det muligt at dele information i realtid, kommentere, rette og tilføje oplysninger, som kollegerne bliver orienteret med det samme, men som ikke skal sendes i mailkæder frem og tilbage dagen lang.

- Det er et problem i mange virksomheder i dag, at næsten al udveksling af information foregår i mailsystemet – altså fra person til person eller en til mange. Når en medarbejder eksempelvis skifter job, ryger indbakken sammen med en masse information og viden. Pointen med at oprette en wiki er, at informationerne bliver mere langtidsholdbare og opdateres løbende, lyder det fra Christian Bering Pedersen, it-konsulent hos Devoteam.

De såkaldte wikis har især fundet vej til de større virksomheder og dem, der har flere afdelinger fordelt på forskellige lokationer.

I alt 18 procent af de større danske virksomheder bruger wikis internt ifølge rapporten »IT i praksis 2008«, som Rambøll Management har udarbejdet på baggrund af en undersøgelse foretaget blandt de danske top 500-virksomheder. Kun tre procent anvender værktøjet eksternt, mens i alt seks procent af virksomhederne svarer, at de har opnået forretningsmæssige resultater på baggrund af wikis.

Også de mindre og mellemstore virksomheder kan få gevinst ud af at oprette en wiki til videndeling i virksomheden, lyder det fra Dorthe Jespersen, der er analytiker i konsulentvirksomheden J. Boye og sammen med indehaveren Janus Boye har lavet rapporten »Wikis in the enterprise« og virksomheders brug af wikis.

- Der er mange gevinster at hente i at oprette en wiki – også for mindre og mellemstore virksomheder. Især i virksomheder, der har behov for et samarbejdsredskab, fordi de arbejder i team og skal holde tråd i projekter. Her er wikien god, fordi alle medarbejdere kan opdatere, redigere og tilføje indhold. Det kan være referater, ny informationer, kommende møder og meget andet, som de alle kan følge med i og få en opdatering, hver gang der bliver tilføjet noget nyt, forklarer Dorthe Jespersen.

Sparer tid

Det helt afgørende for at opnå succes med en wiki i en virksomheder er at få motiveret medarbejderne til at benytte værktøjet - og turde lægge sit arbejde ud til deling med alle kollegerne.

Ifølge Christian Bering Pedersen vægter det at få medarbejderne til at lege med og bidrage med helt op mod 80 procent, når virksomheder vælger at bruge wikis som samarbejdsværktøj og til videndeling i firmaet.

- Det kræver en klar udmelding fra ledelsen side om, at det her er måden, vi deler informationer på i virksomheder. Og så handler det om at vise folk de konkrete fordele. At de får noget ud af at bidrage - eksempelvis friske øjne på materiale, man sidder og arbejder med. Og at man lettere får skabt en kollaborativ indsats i stedet for, at medarbejdere sidder alene og kører deres projekter fra start til slut, siger Christian Bering Pedersen.

Samme melding kommer fra Christian Bogh, der er administrerende direktør i kommunikationsbureauet Rescu, der blandt andet rådgiver i brugen af medier.

- Hvis det lykkes at få de ansatte til seriøst at bruge wikien i det daglige arbejde, vil de opdage, at de sparer masser af tid. De vil i langt mindre grad fyre e-mail af sted til hinanden og dermed forstyrre og spilde andres tid. Rigtig mange daglige informationer vil blive samlet centralt, siger han og tilføjer, at der på nettet findes flere forskellige typer software, som er gratis for virksomhederne at benytte.

På omkostningssiden er der altså meget få barrierer for dem, der ønsker at prøve kræfter med wikis. Det kræver dog en grad af teknisk indsigt at få systemerne til at spille, lyder det fra Christian Schwarz Lausten, der er partner i innovations- og konsulenthuset Seismonaut, der blandt andet rådgiver i brugen af internettet og nye medier.

- Wikis har især tiltalt de mere tekniske kredse, fordi brugen af systemerne fortsat kræver en del support af medarbejderne. Det skaber stadig nogle barrierer i forhold til de forventningerne, man har haft udbredelsen af wikis de senere år. Ligesom med flere andre sociale medier er der ligeledes stadig nogle kulturelle udfordringer, hvor folk skal vænnes til tanken om, at alle kan redigere i det, man skriver. Det kræver nogle aha-oplevelser i virksomheden, hvis man virkelig vil høste gevinsterne, siger Christian Schwarz Lausten, der råder virksomheder til at lokalisere ambassadører blandt medarbejderne, inden man kaster sig ud i oprette en wiki.

Det kan være de medarbejdere, som er særligt interesserede i nye medier eller et team, som vil have særligt glæde af at få nye værktøjer til videndeling. Lad dem eksperimentere og få en fornemmelse af succesen - og lad det vokse derfra.