De tikker ind i indbakken i turbohastighed – og kan være en uhyggelig tidsrøver, som sætter dig under pres. Du kan selv gøre meget for at tage presset af skuldrene og få styr på indbakken – ErhvervsBladet.dk giver fem gode råd med på vejen.
210 milliarder e-mail. Hver eneste dag I 2008. Så mange gange klikker folk på send-knappen i deres indbakke og får skibet informationer videre, som andre skal forholde sig til. Sådan lyder estimatet fra researchvirksomheden Radicati Group i august i år. Og mange kender det alt for godt fra deres daglige arbejdsdag. De tikker ind med en hastighed, som kan give selv en sprinter sved på panden – og samtidig begynder telefonen at kime. Det er kollegaen, som sendte dig en mail for hele 20 minutter siden og nu vil høre, hvorfor du ikke har svaret…
Det generer den daglige arbejdsrytme for mange medarbejdere – og kan undgås, hvis man går systematisk til værks i indbakken og i øvrigt selv formår at holde sig i tøjler og ikke tjekke indbakken hvert minut.
En af de vigtigste ting, som folk undervurderer i det daglige arbejde foran indbakken, er, at de er nødt til at tage en beslutning, hver gang de modtager en e-mail, lyder det fra Michael Hoffman, der er administrerende direktør for Atrendia, som har udviklet et program til at håndtere Outlook mere effektivt og rådgiver virksomheder i, hvordan de bliver bedre til at håndtere indbakken og e-mail i det daglige arbejde.
”Folk har en tendens til at bruge indbakken ligesom tv-kanaler, hvor de zapper frem og tilbage uden at tage stilling. De er måske i tvivl om, hvad de skal svare på mailen – eller generelt hvad næste skridt er og går derfor videre til næste mail for at vende tilbage igen senere,” siger Michael Hoffman og tilføjer, at man simpelthen er nødt til at tage en beslutning om, hvordan man vil agere på mailen, når man først har åbnet den. Om den skal markeres som en e-mail, man ikke behøver svare på før på mandag, om afsenderen skal orienteres om, at man først kan give besked om tre dage, eller om e-mailen måske blot kan slettes, fordi den slet ikke kræver aktion. Ellers ender man med at åbne den samme e-mail igen og igen uden at komme et skridt videre.
Hos researchvirksomheden Radicati Group peger man da også på, at en gennemsnitlig medarbejder sender og modtage omkring 156 e-mail hver dag, og det tal forventes at stige til 233 om dagen i 2012. For en virksomhed med omkring 100 e-mail-brugere svarer det til omkring 8,5 millioner e-mail om året i 2012.
Her kan du læse fem gode råd til, hvordan du får bedre styr på din e-mail.
