Når virksomheder vil hente gevinst ved at sende deres teleløsning i udbud hos forskellige leverandører, så er det særdeles vigtigt, at de har gjort et grundigt stykke forarbejde. Her kan du læse mere om, hvordan du gør.
- Hvornår virksomheder skal afsøge markedet og hente nye tilbud, afhænger af hvornår de sidst har gennemført en lignende øvelse. En tommefingerregel lyder på, at de bør se på mulighederne hvert andet eller tredje år.
- Inden leverandørerne kontaktes, bør virksomhederne lave en kortlægning af deres volumen på tele- og datakommunikation. Altså en samlet opgørelse af volumen såvel i trafikmængde og i kroner og ører.
- Den skal rumme både fastnet, mobiltelefoni, hjemmearbejdspladser, datakommunikation mm. For at få et overblik over forbrugsmønstret i virksomheden er det en god ide at bede den eksisterende leverandør om at udlevere en forbrugsrapport. Er det ikke muligt, må man selv i gang med regnearbejdet. Herunder bør de vurdere, om der er tale om et historisk billede - eksempelvis i forhold til fremtidige ansættelser eller forventede nedskæringer.
- Når virksomheder har et godt og samlet overblik over de eksisterende løsninger, skal både den nuværende og mindst to-tre potentielle leverandører kontaktes. Husk at gøre dem opmærksomme på, at der er tale om et udbud – så de ved, at de konkurrerer om at få ordren.
- Ifølge Rasmus Tharsgaard, direktør i konsulentvirksomheden Tharsgaard consulting bør virksomheder altid hente tilbud fra flere leverandører – også selvom de forventer at beholde den nuværende udbyder. Her kan konkurrence også give anledning til bedre priser.
- Når tilbuddene tikker ind, skal virksomheden så vurdere, hvilket der er bedst. Det er muligt, at de set enkeltvis ikke kan levere hele løsningen. Ligger virksomhedens største omkostning eksempelvis i mobiltelefoni, er det muligt, at der her skal laves en særskilt aftale med en udbyder, som har særligt gode tilbud. I denne proces er det vigtigt, at virksomheder formår at aflæse vilkårene i tilbuddene. De kan være meget forskellige fra leverandør til leverandør, så man skal være opmærksom.
- Der er nogle faldgruber – eksempelvis er flere selskaber begyndt at fakturere mobiltelefoni per påbegyndt minut i stedet for per påbegyndt sekund, hvilket skal inddrages i vurderingen af den samlede pris i forhold til, hvilke type samtaler der typisk foretages over mobiltelefoner i virksomheden.
- På mobilområdet skal virksomheden være opmærksom på, at der for sms’er og mobildata kan hentes aftaler for en samlet mængde i stedet for per mobile enhed. Det er ifølge teleanalytiker og direktør i Netplan Torben Rune en fordel, fordi det typisk er 20 procent af brugerne, der står for 80 procent af forbruget af eksempelvis sms’er. Kan mængden dermed fordeles frit på alle brugere i stedet for en mindre mængde per bruger – er det at foretrække.
- Når valget er faldet på en leverandør – og aftalen er i hus, så bør virksomheden tjekke, om de aftaler og vilkår, som er indgået, faktisk også fremgår af faktureringen. Selvom man opnår særlige rabatter, så kan det slå fejl i regningen. Så vær opmærksom.
- Virksomhederne skal være opmærksomme på, at forarbejdet til et udbud bør igangsættes op til seks månederne inden, man forventer at skifte leverandør, lyder rådet fra Rasmus Tharsgaard, direktør i konsulentvirksomheden Tharsgaard consulting. Han peger på, at skiftet af teleselskab kan tage nogle måneder, før alle aftaler er overført.
Læs mere om emnet:
