Lyt til ildsjælene blandt de ansatte – og læg en strategi for, hvordan virksomheden bedst muligt implementerer kommunikationsteknologier som sms, chat og wikis.
Det handler om at lytte. Til ildsjælene blandt de ansatte, til andre brancher eller samarbejdspartnere. Og til virksomhedens egne behov.
Der findes mange eksempler på, at virksomheder har taget kommunikationsformer som chat, sms, wikis, blogs og videokommunikation i brug – såvel i den interne kommunikation som eksternt med kunder og samarbejdspartnere.
Det kan være særdeles effektivt – eksempelvis når kunderne logger ind på hjemmesiden og straks har muligheden for at blive serviceret via en chatfunktion, når kolleger samarbejder om et projekt og konstant kan udveksle information på messenger, eller når de ansatte er ude i marken og kan rapportere data hjem via sms.
En stor gevinst
De kommunikationsformer, som de ansatte bruger lystigt i privaten, kan være en stor gevinst for virksomheden, hvis man formår at gennemføre en ordentlig implementering. Og her handler det om at lytte til dem, der allerede har gjort sig erfaringerne.
Lyt til græsrødderne: Når man adopterer nye kommunikationskanaler i virksomheden, kommer initiativet ofte fra græsrødderne – for eksempel produktudviklingen eller kundesupporten, hvor netop ildsjælene ofte løber forrest og prøver sig frem, uden ledelsen nødvendigvis har overblik over det, lyder det i rapporten IT i praksis 2008 fra Rambøll Management, hvor manager Steen Christensen netop peger på, at det er en god idé for virksomhederne at slippe dem løs og prøve sig frem, hvorefter man kan samle op og brede brugen af kommunikationskanalerne til de øvrige ansatte.
Hvor skal vi hen: Inden virksomheden for alvor giver den gas med kommunika- tionskanaler som sms, messaging, wikis og blog, er det afgørende at få sat ord på, hvor man vil hen – og hvordan. Rapporten IT i praksis 2008 fra Rambøll Management råder virksomheder til at tage afsæt i egen forretningsmodel og værdikæde, når mulighederne skal afsøges og udvikles. Første skridt er at se på, hvilke delprocesser i virksomheden, man faktisk ønsker at styrke. Er det den interne kommunikation, videndeling eller kommunikationen med kunder eller samarbejdspartnere. Herefter kan man foretage en vurdering i samspil med de identificeredes interessenter af, hvilke værktøjer er de bedste.
Læg en strategi: Inden medarbejderne begynder at chatte, sms’e og skrive løs med kunder, samarbejdspartnere eller blot hinanden på virksomhedens opfordring, så er det ifølge senioranalytiker i it-analysehuset IDC, Anders Elbak, vigtigt, at virksomheden har lagt en strategi for, hvordan værktøjerne bruges i det daglige arbejde samt et sæt regler for, hvad de må og ikke må. Han peger på, at der eksempelvis er en række juridiske spørgsmål, som man skal forholde sig til - eksempelvis om en ordreaccept over sms er gældende, ligesom virksomheden også skal være opmærksom på, hvordan der skal foretages backup af den dataudveksling, som så foregår via messaging eller sms, så dokumentationen ikke går tabt.
Der skal være work life- balance: Hos brancheforeningen IT-Branchen peger formanden for udvalget Fremtidens arbejdsplads, Claus Møller, på, at virksomheder, der åbner for brugen af kommunikationsformer som sms, messaging og andre online-kanaler, skal være opmærksomme på, at der skal laves regler, som sikrer work life-balance for medarbejderne – eksempelvis i hvor høj grad, det forventes, at de er online, når de ikke sidder på arbejdspladsen. Det handler simpelthen om at få sat ord på en naturlig overgang mellem privatliv og arbejdsliv med de nyere teknologier, som rigtig mange medarbejdere rundt omkring i virksomhederne allerede gør flittigt brug af.
