De er der allerede. Signalerer hvem de er, hvor de arbejder – og hvad de interesserer sig for. De netværker med venner, bekendte – og andre personer, de tilfældigt løber ind i, når de blander sig i grupper. Facebook har taget danskerne med storm det seneste par år. I marts i år passerede antallet af danskere, der benytter det sociale medie, to millioner.

Derfor: Tro ikke, at dine medarbejdere skiller sig ud. De er der allerede. Det samme er dine kunder, dine samarbejdspartnere. Og ikke mindst dine konkurrenter.

Det har flere danske virksomheder da også allerede erkendt og satser på at udnytte det sociale medies muligheder. Men der er fortsat mange, som ikke har taget stilling til, hvordan de fremstår på mediet.

Læs også Guide til Facebook-politik

- Nogle virksomheder opfatter det som rent tidsspilde, at deres medarbejdere bruger Facebook, mens andre bruger mediet aktivt i markedsføringen og rekrutteringen. Generelt er der en vis skepsis i forhold til tidsforbruget både fra ledere og andre medarbejdere, men virksomhederne bør i højere grad fokusere på at skabe en dialog med medarbejderne om, hvordan de kommunikere – og hvad de skriver om arbejdspladsen, lyder det fra Abelone Glahn, stifter af virksomheden Amedia med speciale i strategisk kommunikation og web 2.0-teknologier.

Tal om retningslinjer

Det er vigtigt at tage dialogen om, hvilke retningslinjer, der gælder på arbejdspladsen samt at opfordre medarbejderne til at være varsomme med, hvilke oplysninger de deler med venner, venners venner eller alle brugere af Facebook om virksomheden.

- I den daglige dialog på Facebook – eksempelvis i statusopdateringer (hvor brugerne skriver en kort besked om, hvad der optager dem lige nu, som andre brugere kan følge med i, red.) – kan en medarbejder nemt komme til at give lidt for mange informationer om, hvilke kunder de er på vej ud for at besøge eller andre kontroversielle oplysninger fra virksomheden, forklarer Abelone Glahn.

Som brugere af Facebook kan medarbejderne dermed sætte data på pil, som er kritiske for virksomheden. Det er ofte helt uforvarende, at den slags sker, fordi de ikke er opmærksomme på det.

Afsæt i værdierne

Det første skridt til at få lavet en politik for brugen af Facebook i virksomheden skal ifølge Mikael Lemberg, der lever af at være Facebook-konsulent, tage udgangspunkt i de værdier, man ellers baserer virksomhedens ledelse på. Ledes virksomheden ud fra en stempelurs-tankegang vil kan det være en god ide at få formuleret nogle konkrete regler for, hvor længe eller hvornår medarbejderne må benytte Facebook – som eksempelvis i frokostpausen eller måske slet ikke.

- Har virksomheden i stedet et ønske om at udstråle nogle værdier, der er baseret på frihed under ansvar, så vil det klinge noget hult ikke at tillade medarbejderne at være på Facebook, fordi det er en oplagt mulighed for at komme i kontakt med kunder og samarbejdspartnere, siger Mikael Lemberg, der peger to særdeles vigtige punkter i en Facebook-politik:

- At få klarlagt, hvilken vision virksomheden har med enten selv at være til stede på Facebook eller at lade medarbejderne bruge Facebook.

- At få klarlagt hvilke værdier, medarbejderne forventes at bygge deres brug af Facebook på.

- Her handler det om at sikre, at medarbejderne ved, at de skal tænke over, hvordan det påvirker virksomheden, når de færdes på Facebook. Derudover skal de have styrket deres kompetencer i brugen, så de ikke uforvarende kommer til at skade virksomheden, lyder opfordringen fra Mikael Lemberg, der nævner eksempler som undervisning i, hvordan de gemmer billederne fra julefrokosten væk, så de ikke er tilgængelige for alle, samt i hvad de ikke skal skrive i deres statusopdateringer, hvis de ikke vil læse det på forsiden af en avis næste dag.

Vælg en form

Når virksomheder vælger at være til stede på Facebook som brand og involverer medarbejderne i det, er det vigtigt at vurdere, hvordan kommunikationen skal foregå. Ifølge Rasmus Møller-Nielsen, adm. direktør i Komfo, der udvikler kommunikationsværktøjer på Facebook, kan de vælge at lave en styregruppe, der kommunikere på vegne af virksomheden. Dermed foregår kommunikationen gennem en officiel virksomhedsprofil.

- Dette koster naturligvis ressourcer internt. Til gengæld har virksomheden fordelen af at gå i dialog på Facebook i øjenhøjde med de øvrige brugere, siger han og tilføjer, at virksomhederne herunder kan vælge, om afsenderne fremstår som virksomhedens brand eller med egen personlige brugerprofil.

Det valg afhænger i høj grad af, hvilken type virksomheder der er tale om.

- Er man eksempelvis en lille ukendt virksomhed, så er det nok en fin ide at kommunikere i virksomhedens navn, fordi man dermed kan markedsføre sit brand. Er der til gengæld tale om en større virksomhed, der opfattes mere støvet og upersonligt, så kan det være en god ide at få sat noget personlighed på, så det fremgår, at der er tale om rigtige mennesker, bag virksomhedens ageren på Facebook.