Styr på medarbejdernes kompetencer – lige fra basale data om løn, adresse og sygedage til beskrivelser af den enkeltes fagområder, kompetencer, udviklingsmål og valg af fleksible medarbejdergoder.

For et år siden gik ATP i luften med et helt nyt HR-system, der rummer tæt på enhver oplysning om med-abejderne og deres kompetencer og mål for ansættelsen i virksomheden, ligesom også rekruttering af nye medarbejdere samt værktøjer til registrering af madbestillinger i kantinen, kilometergodtgørelse og meget mere er blevet samlet i ét it-system, der gør det muligt for HR-afdelingen at trække flere veldokumenterede data end tidligere – og dermed styrke den strategiske indsats på HR-området.

»Vi har fået langt større muligheder for at følge tendenser i virksomheden – både på tværs og i enkelte afdelinger. Kan vi se, at der er en bestemt afdeling, hvor sygefraværet er højt, eller at for få er i gang med kompetenceudvikling, så kan vi gå ind og agere proaktivt,« forklarer ATP's HR-udviklingschef Pernille Juel Sefort og påpeger, at investeringen i HR-systemet i stor udstrækning er blevet foretaget for at styrke medarbejdernes udvikling og hverdag.

Derfor har ATP fravalgt alle former for kontrolfunktioner. Medarbejderne har selv adgang til systemet via en internetportal, hvor de kan redigere i oplysninger og klikke sig frem til de ønskede personalegoder, registrere sygedage og bestille efteruddannelse.

»Det er vigtigt, at sådan en portal er enkel og overskue-lig for både chefer og medarbejdere, og at begge parter kan bidrage og samarbejde om eksempelvis at udfylde mål for den fremtidige udvikling,« siger Torben Christiansen, HR-chef i ATP, og forklarer, at systemet eksempelvis er et godt værktøj både for chefer og medarbejdere, når en ny chef bliver ansat, eller en medarbejder skifter afdeling. Det sikrer, at alle informationer hele tiden er tilgængelige og ikke forsvinder sammen med den, der rykker videre.

Et sæt kompetencer

Arbejdet med det nye HR-system begyndte i ATP tilbage i 2005, hvor et nyt forretningssystem til økonomi-, indkøbs- og projektstyring skulle implementeres.

Det omfattede også personaleadministration, organisationsstyring samt tidsregistrering og lønudbetaling. I foråret 2006 tog ATP hul på fase to, hvor rekruttering, uddannelses- og kompetencestyring indgik. og udbyggede dermed selvbetjeningsportalen. Med i alt 750 medarbejdere tæller ATP mange forskellige faggrupper, hvor forskellige kompetencer naturligvis er nødvendige. Derfor har arbejdet med at definere et samlet sæt kompetencer i it-systemet krævet et grundigt samarbejde på tværs af organisationen.

»I HR-systemet har vi defineret omkring 175 kompetencer, som alle medarbejdere kan måles op imod. At vi har været nødt til at sætte ord på så mange parametre skyldes, at vores organisation favner mange forskellige fagområder, hvor andre mindre organisationer formentlig kan nøjes med langt færre definerede kompetencer,« forklarer Torben Christiansen og tilføjer, at det simpelthen er nødvendigt for ATP med et så relativt stort antal definitioner.

»Uanset hvor gode data og rapporter, man kan generere ud fra systemet, så handler HR og kompetenceudvikling fortsat om samtale. Analyse af tendenser blandt medarbejderne er et godt udgangspunkt til at sætte ind – og agere proaktivt, uanset om det handler om kompetencer eller andre medarbejdervilkår, men dialogen vil altid være det vigtigste, « lyder det fra Pernille Juel Sefort.