Alle kender kilometertaksten for skattefri kørselsgodtgørelse, men ikke alle er opmærksom på de dokumentationskrav, som skal være opfyldt, for at kørselsgodtgørelsen reelt er skattefri.

Når en lønmodtager bruger sin egen bil til kørsel i arbejdsgiverens tjeneste, kan arbejdsgiveren udbetale skattefri kørselsgodtgørelse til dækning af medarbejderens udgifter til benzin mv.

Her i 2010 kan der skattefrit udbetales op til 3,56 kr. pr. km. Hvis den ansatte kører mere end 20.000 km på et år, kan der for den overskydende del dog kun udbetales 1,90 kr. pr. km.

Skattefriheden for kørselsgodtgørelsen er betinget af, at arbejdsgiveren kontrollerer, at den ansatte rent faktisk er berettiget til at modtage godtgørelsen som et skattefrit beløb.

Denne kontrolforpligtelse indebærer, at der for hver enkelt tur skal udarbejdes et bilag, der skal indeholde følgende oplysninger:

1. Den ansattes navn, adresse og cpr-nr.

2. Kørslens erhvervsmæssige formål. Altså en kort beskrivelse af anledningen til kørslen.

3. Datoen for kørslen.

4. Kørslens mål (adresse) med eventuelle delmål.

5. Angivelse af antal kørte kilometer.

6. Beregning af godtgørelsen.

Praksis viser, at især betingelserne nr. 2 og 4 giver anledning til besvær. Formålet med kørslen angives enten ikke eller kun i meget upræcise vendinger, ligesom den kørte rute ikke angives præcist.

Det kan være farligt. SKAT følger en meget restriktiv praksis, når det gælder disse forhold. Indeholder køresedlerne ikke de krævede oplysninger, bliver kørepengene anset for at være skattepligtige beløb.

I første omgang er det kun et problem for den ansatte, som pludselig afkræves skat af de modtagne godtgørelser. I mange tilfælde vil SKAT ikke kun kigge på forholdene for det aktuelle år men også vurdere, om betingelserne var opfyldt for tidligere år.

For en lønmodtager, der kører 1.500 km pr. måned, kan den slags nemt løbe op i en skatteregning på om mod 100.000 kr. Betales denne ikke, kan skattemyndighederne kræve, at arbejdsgiveren skal betale. Det skyldes, at omkvalificeringen af godtgørelsen gør denne til A-indkomst, hvorfor arbejdsgiveren hæfter for den ikke indeholdte A-Skat.

Når det gælder hovedaktionærer og andre ledende medarbejdere er skattemyndighederne særlig strikse, når det gælder kravene til den bagvedliggende dokumentation. Det skyldes, at der for denne persongruppe ikke foretages nogen kontrol af en overordnet.

Konklusionen er derfor, at det er i såvel lønmodtagerens som arbejdsgiverens interesse, at sidstnævnte fører ordentlig kontrol med, at betingelserne er opfyldt, for at de udbetalte kørselsgodtgørelser er skattefrie.

Skattefokus skrives af skatte- og momsskatteafdelingen i BDO, som er en
af de førende revisions- og rådgivningsvirksomheder i Danmark med
kontorer i 28 byer. Se nærmere på www.bdo.dk