De fleste bruger mailsystemet Outlook på deres arbejde, men mange udnytter ikke programmets funktioner godt nok.
Ved at udnytte mailsystemet Outlooks værktøjer fuld ud får du overblik over møder, aftaler, arbejdsopgaver og e-mails. Det kan give dig 30 minutter ekstra om dagen, vurderer ekspert.
Det skriver Ingeniøren.dk.
Det er Søren Dybdal, der ejer konsulentfirmaet Nye Visioner, som har udviklet et system, der samler alle arbejdsdagens gøremål med Outlook som omdrejningspunkt.
Hans tese er, at anvender man systemet rigtigt vil redskaberne frigøre kostbar tid hver dag.
- Du skal have ét system til alt. For mange bolde i luften gør det umuligt at planlægge og prioritere, siger han til Ingeniøren.
- I hovedet har du opgaver, du skal huske, i din indbakke ligger en masse mails, som du også skal forholde dig til. På dit skrivebord ligger stakke med papirer; ting du skal læse, ting du skal ekspedere videre. Om lidt har du et møde, og det har du måske også i morgen. Men kun de færreste har disse opgaver samlet i ét system. Det stresser og medfører ineffektivitet, siger Søren Dybdal.
Lige ved hånden
Du skal undgå de forstyrrende mails og ordne de indkommende i et system, lyder hans råd.
Outlook er lige ved hånden og indeholder funktioner, de færreste kender til. Funktioner som "opgaver" og en meget nyttig kalenderfunktion, som de fleste kender, men ikke benytter fuldt ud.
- Det er afgørende at lave et system i dit Outlook, der skaber en prioriteret sammenhæng mellem dine indkommende mails, møder, gøremål og opgaver i løbet af dagen og ugen, fortæller Søren Dybdal.
Essensen er styring af information. Når du får en mail, skal du tage stilling til den med det samme og putte den i den rigtige mappe.