Få et struktureret overblik over kundeaktiviteter, et bedre afsæt til opsøgende salg og håndtering af eksisterende kunder samt øget deling af viden om kunderne blandt medarbejderne. Det er nogle af de fordele, som virksomheden Schantz, der leverer administrationssystemer til forsikrings- og pensionsvirksomheder, gik på jagt efter med investeringen i et nyt it-system til håndtering af kundedata.

Hver fjerde danske virksomhede benytter i dag de såkaldte CRM-systemer til styring af kundedata ifølge Danmarks Statistiks opgørelse af danske virksomheders brug af it i 2010.

Ifølge analysen ligger andelen på 42 procent i virksomheder med 50 til 99 ansatte, mens det for virksomheder med 20 til 49 ansatte er 32 procent, og 22 procent af virksomheder med ti til 19 ansatte bruger systemerne.

Et afsæt for salg

Hos Schantz, der er ejet af BEC (Bankernes EDB Central) og inden for det seneste par år har fordoblet antallet af medarbejdere til i dag at tælle flere end 60, har man tidligere holdt styr på kundedata i et egenudviklet system i Excel-ark.

Men i takt med stigningen i antallet af medarbejdere og et ønske om at få data om både eksisterende og potentielle kunder i nyt system, steg behovet for at investere i et CRM-system. Det forklarer salgsdirektør hos Schantz Henrik Bodnia, der er ansvarlig for indkøb og udrulningen af det nye system, som gik i gang i begyndelsen af året.

- Ideen er at få et struktureret overblik over kundeaktiviteter og få »mappet« markedet op. Det er ikke alene et spørgsmål om at strukturere data på eksisterende kunder, men også potentielle kunder, så vi har et samlet overblik over markedet, der kan give et godt afsæt til opsøgende salg, siger Henrik Bodnia.

Han fremhæver desuden muligheden for bedre videndeling på tværs af medarbejderne. Tidligere har ansvaret for håndtering af kundedata i høj grad ligget hos en mindre gruppe af medarbejdere, men med en stærk stigning i antallet af medarbejdere har det været vigtigt, at flere har mulighed for både at opdatere kundedata og få adgang til eksisterende.

Et perfekt samspil

Schantz har valgt en såkaldt cloud computing-model med levering af software, service og tjenesteydelser via internettet, hvilket gør det lettere at skalere op og ned på antallet af brugere. Samtidig giver det medarbejderne mulighed for at få adgang til systemerne når som helst, uanset hvor de befinder sig, fordi de kan logge på systemet fra den bærbare computer eller iPhones, som alle medarbejdere er udstyret med.

- Cloud computing-løsningen hænger rigtig godt sammen med vores strategi og giver os et perfekt samspil med vores øvrige applikationer, som er baseret på samme teknologi. Samtidig har vi lagt meget vægt på at få et dansk system, så vi har lettere adgang til leverandøren. Det har vi allerede haft glæde af, da vi havde et ønske om en ændring i systemet, og vi hurtigt kunne etablere en dialog med en dansk tekniker om det, siger Henrik Bodnia om valget af det nye system, som Schantz har taget i brug for nylig.

ErhvervsBladet har bedt Henrik Bodnia give et par gode råd til andre virksomheder, der står over for at skulle vælge og investeret i nyt kundestyringssystem:

- Jo, før du går i gang, desto bedre. For jo længere, du skubber processen, desto større bliver opsamlingen af data efterfølgende. Hvis du kommer tidligt i gang, får du større udbytte af de data, der lægges i systemet. Afsæt penge til at købe et par timer hos en it-rådgiver, som har styr på de forskellige leverandører i markedet og kan hjælpe dig med at finde den løsning, der matcher din virksomhed bedst, lyder de gode råd.